Charger les Factures d’Achat

Chargement

Afin de faciliter l’intégration de vos données dans EXPERIO, deux méthodes sont proposées pour l’importation des factures d’achat

A- Depuis le tableau de bord : utilisez le bouton « Charger ».

B- Depuis le menu principal : cliquez sur « Documents », puis sélectionnez « Achats ».

• Cliquez sur charger.

Recherche de pièces comptables

Cliquez sur « Rechercher les fichiers » afin de sélectionner et importer vos documents.

Fractionnement

• Si chaque fichier PDF contient une seule facture, laissez l’option “Par document” cochée.

• En revanche, si un même fichier PDF regroupe plusieurs factures, cochez l’option “Par page” afin qu’EXPERIO traite chaque page comme une facture distincte.

Après le choix de fractionnement cliquer sur “suivant”.

Visualisation des Factures :

Cette page permet de :

• Vérifier les factures importées.
• Utilisez l’icône corbeille pour supprimer les documents qui ne concernent pas les achats.
• Fusionner les pages d’une même facture (en double-cliquant sur la deuxième page, puis en la glissant au-dessus de la première page)

Importation des factures :

Finalisez l’importation de vos factures en cliquant sur “Sauvegarder”.

Accéder à la facture

a) Rafraichir la page en cliquant sur Achat

Les factures importées auront initialement le statut “En cours”. Une fois qu’EXPERIO aura terminé le traitement et extrait les informations, il suffira d’actualiser la page pour que leur statut passe automatiquement à “Brouillon”.

b) Une fois les factures en statut Brouillon, vous pouvez y accéder pour les traiter et les comptabiliser.

c) Imputation Comptable

Vous devez indiquer le compte de charge pour chaque fournisseur lors de la première facture. Ce compte sera ensuite mémorisé automatiquement, avec la possibilité de le modifier si besoin.

d) Fusion de Compte Fournisseur :
Experio crée le fournisseur et ses informations à partir de la fonctionnalité “Recherche entreprise” en utilisant des informations telles que l’ICE, l’IF figurant sur la facture.

• Cas 1 : Si EXPERIO détecte un fournisseur via la fonction Recherche entreprise alors que ce fournisseur existe déjà sur votre base fournisseurs importée sur EXPERIO, deux fiches fournisseurs peuvent apparaître. Vous devez alors retirer du champ fournisseur celle détectée par EXPERIO et sélectionner celle associée à un compte tiers. Après validation de la facture, les deux fiches seront fusionnées en une seule, regroupant toutes les informations.
• Cas 2 : Si le fournisseur détecté est nouveau, il est associé au compte tiers approprié.