La pré-comptabilité vous empêche d’aller de l’avant ?

La pré-comptabilité désigne toutes les tâches banales, comme la collecte et le regroupement d’informations et l’assemblage de pièces justificatives, qui doivent être effectuées avant que la comptabilité proprement dite n’ait lieu.

Derrière cette définition se cachent de nombreuses heures fastidieuses passées à collecter des reçus, à saisir des données et à rapprocher des états. Mais bien que ces tâches puissent être fastidieuses, elles constituent la base du travail comptable, et les comptables s’appuient sur elles pour constituer une base d’informations solide – et précise.

Les logiciels financiers et les outils d’automatisation de la comptabilité devenant de plus en plus sophistiqués, la nature de la pré-comptabilité a évolué. Des innovations telles que les cartes de crédit avec capture de données intégrée et synchronisation avec le grand livre peuvent réduire la quantité de travail de rapprochement manuel à effectuer. Sans le bon logiciel, les entreprises peuvent consacrer des heures inutiles aux tâches de précomptabilité. Jetez un coup d’œil à certaines de ces tâches et découvrez comment les bons systèmes peuvent les rationaliser, voire les éliminer.

Consolidation et rapprochement des informations.

À l’ère des solutions logicielles bricolées pour des tâches financières et comptables disparates, la pré-comptabilité s’est élargie pour inclure la réconciliation et l’intégration multiplateforme.

 Une plate-forme consolidée élimine la nécessité de saisir et de rapprocher les données sur plusieurs plates-formes.

Par exemple, une plateforme de gestion des dépenses consolide les paiements de factures, les remboursements des employés et les fonctions de cartes de crédit pour remplacer une pile de technologies désordonnées. Cela signifie que la tâche de pré-comptabilité consistant à transférer des données disparates dans le GL n’est plus nécessaire.

Le logiciel peut également faciliter la tâche de rapprochement des relevés bancaires grâce à des rapports donnant accès à des informations au niveau des transactions.

Enfin, lorsque les informations relatives aux cartes sont synchronisées directement avec le GL, il n’est plus nécessaire de procéder à des rapprochements de cartes de crédit. Un autre avantage de la réconciliation en temps réel des sources de données centralisées est que les données financières sont toujours prêtes à être auditées, et il est même possible de passer à une comptabilité continue.

Rapports de dépenses.

La compilation des notes de frais des employés est une tâche pré-comptable qui repose sur la coopération des employés (qui ont dépensé de l’argent). Les solutions logicielles intègrent de plus en plus des flux d’approbation, des contrôles efficaces des politiques et l’automatisation de la comptabilité afin de garantir que les dépenses sont facilement saisies par le système au fur et à mesure qu’elles se produisent, ce qui rend inutile les lourdes notes de frais en vrac.

Collecte de documents.

La collecte des documents requis peut également être intégrée à un système consolidé de gestion des dépenses afin de réduire davantage le temps de pré-comptabilisation.

Lorsqu’une transaction passe par chaque étape du processus, elle génère une trace des documents justificatifs, depuis son approbation. En cas d’audit, ces documents doivent être facilement accessibles. Si, par exemple, une approbation est

enfouie dans un courriel ou une conversation Slack, de nombreuses heures frustrantes sont perdues à essayer de compiler les informations. L’enquête annuelle de référence d’EXPERIO auprès des professionnels de la finance a révélé que la collecte de documents était l’une des principales tâches manuelles effectuées par les équipes financières.

Un système de gestion des dépenses peut faire en sorte que la facture d’un fournisseur ne soit pas payée tant qu’un W-9 n’a pas été soumis, ce qui réduit le temps de pré-comptabilité nécessaire à la déclaration 1099. Cette capacité des systèmes modernes à intégrer des contrôles dans les tâches pré-comptables crée un autre élément activé par l’automatisation : la pré-conformité. Lorsque les systèmes appliquent la conformité dès le départ, l’équipe financière n’a pas à passer du temps à essayer de résoudre des incidents de dépenses inutiles ou gaspillées.

Les employés n’ont pas à s’inquiéter des dépenses non conformes à la politique.

La collecte des reçus est l’une des tâches pré-comptables les plus onéreuses, en partie parce qu’elle étend la charge de l’équipe financière aux employés qui effectuent des achats. La création de règles automatisées qui imposent la soumission des reçus et, si possible, la facilité de cette tâche sur un appareil mobile, allège la charge des employés – et des équipes financières, qui doivent autrement investir des efforts de pré-comptabilité dans la recherche des reçus.

Traitement des factures.

La collecte des factures et leur mise en correspondance avec les bons de commande et les reçus est une autre tâche de pré-comptabilité qui ne peut être omise et qui crée du travail supplémentaire. Les systèmes de paiement de factures intelligents peuvent générer des bons de commande lorsque cela est nécessaire, valider électroniquement les factures et faire correspondre tous les éléments requis pour créer une facture, puis exécuter le paiement en temps voulu.

L’évolution de la pré-comptabilité.

La technologie continue de réduire le nombre et la portée des tâches pré-comptables nécessaires et rend celles qui restent plus faciles et moins onéreuses. Lorsque la clôture des comptes dépend de la réalisation de toutes ces tâches pré-comptables, l’avantage de les éliminer et de les rationaliser est évident.

Mais la technologie en soi n’est pas la solution ; elle peut parfois conduire à une augmentation de la charge de travail pré-comptable. La recherche de solutions de plate-forme consolidée plutôt que de solutions ponctuelles peut contribuer à alléger encore davantage la charge des tâches pré-comptables. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont EXPERIO peut vous aider, contactez-nous pour une démonstration.