Préparation et structuration des recettes et des données
Permettez-moi de commencer par définir ce qu’est la « pré-comptabilité ». Ce terme fait référence à tout le travail qui doit être effectué avant que le processus de comptabilité/tenue de livres proprement dit puisse commencer. En d’autres termes, nous parlons du travail ennuyeux de collecte, d’enregistrement, d’enrichissement et d’approbation des reçus, des dépenses, des frais de déplacement, des enregistrements de temps, du kilométrage, etc.
On peut donc dire qu’il s’agit de la préparation et de la structuration des reçus et des données avant que la comptabilité puisse être effectuée.
Donc, la responsabilité de ce type de travail incombe généralement aux employés de l’entreprise et non au service financier.
Cependant, le département financier est très dépendant du travail de « pré-comptabilité », car c’est là que se trouve la documentation appropriée et nécessaire au processus comptable. Les employés du service financier doivent généralement faire preuve d’une certaine patience, car les collègues de l’entreprise ne sont pas toujours structurés autour de leur travail de « pré-comptabilité ».
La capacité de la fonction financière à exécuter un processus comptable rapide, précis et efficace dépend de la capacité des autres à fournir la documentation, à la fois en temps voulu et dans la bonne qualité. Si vous êtes responsable d’une fonction financière ou si vous y travaillez, vous devez vous demander si vous pouvez supporter de ne pas avoir le contrôle de cette fonction.
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Toutes les organisations, ou presque, ont à l’ordre du jour une rupture avec un processus de « pré-comptabilité » inefficace. Et ce, malgré le fait que la valeur de ce processus est évidente pour ceux qui ont déjà appuyé sur la gâchette et mis en œuvre un processus automatisé et numérique. Certains pourraient dire que la responsabilité du processus de « pré-comptabilité » ne repose pas sur les épaules de la fonction financière. Pourtant, au bout du compte, c’est la fonction financière qui est responsable des reçus manquants ou d’un processus de comptabilité en retard.
Comme je l’ai déjà évoqué dans un autre contexte, la fonction financière est un candidat probable pour être le fer de lance de la transformation numérique d’une organisation. Et la numérisation du processus de « pré-comptabilité » est un point de départ idéal.
Je pense que le processus de « pré-comptabilité » devrait être orchestré de manière à ce que la transition vers le processus de comptabilité/tenue de livres soit totalement transparente. Si vous le faites de la bonne manière, il est possible de permettre aux employés de l’entreprise de gérer une grande partie des écritures avant que les recettes n’atterrissent chez vous, au service financier. La seule condition est que vous pensiez en termes d’options numériques. J’ai formulé 4 recommandations qui vous mettront sur la bonne voie pour adopter une approche efficace de la « pré-comptabilité » :
1. Un outil flexible et intuitif
Un outil flexible et intuitif comme EXPERIO est essentiel lorsque vous souhaitez collecter des données des mains de représentants commerciaux, de consultants ou d’autres employés de votre organisation. Un flux de travail automatisé et une application mobile sont des exemples d’outils qui permettront aux employés d’enregistrer leurs dépenses, leur kilométrage et leur consommation de temps sur leur smartphone.
Ils doivent être en mesure de gérer tout cela lorsqu’ils sont en déplacement. C’est une solution flexible comme EXPERIO qui permet de gagner du temps, car l’utilisateur peut enregistrer les dépenses au moment où elles se produisent. Pour le département financier, l’enregistrement continu des dépenses est un avantage, car il permet un passage plus rapide au processus de comptabilité. Il permet de se rapprocher d’une vue d’ensemble en temps réel. Toutefois, ces types d’outils ne sont rien sans une interface intuitive. Autrement dit, il doit être facile et simple pour les employés de gérer le travail de collecte et d’enregistrement des recettes. Cela peut sembler incroyable, mais avec le bon outil, il est possible d’éliminer l’aspect ennuyeux et fastidieux de cette tâche.
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2. Passez au numérique !
Comme nous l’avons mentionné précédemment, le processus de « pré-comptabilité » est né pour être numérique. Il n’y a que des avantages à récolter en numérisant ce processus. Vous verrez les taux d’erreur diminuer, vous obtiendrez des données plus précises et vous obtiendrez une documentation numérique complète. Finies les tâches manuelles, comme le dépouillement de piles de vieux reçus, la mise en correspondance des dépenses avec les bonnes transactions par carte de crédit ou l’affectation des coûts à un projet spécifique.
Avec un processus bien défini et le bon système en place, tout sera automatisé. La plupart des systèmes numériques sont également assortis d’options d’intégration complètes. Il peut s’agir par exemple de l’intégration aux cartes de crédit de l’entreprise, qui permettra d’enrichir facilement les transactions par carte avec des données « pré-comptables » et une copie numérique du reçu. Il peut également s’agir de l’intégration à un système ERP ou de comptabilité, qui assurera une transition encore plus fluide de la « pré-comptabilité » à la comptabilité.
3. La possibilité de contrôler les dimensions financières
La possibilité de contrôler les dimensions financières dans un processus de « pré-comptabilité » est préférable. Le contrôle des dimensions est l’élément qui vous donnera la possibilité d’augmenter la précision et le détail du travail de « pré-comptabilité ». Par exemple, lorsque nous parlons de l’enregistrement des dépenses et du kilométrage, le contrôle des dimensions peut se référer à la possibilité pour l’employé de lier un département et un projet à la dépense donnée. Combiné avec l’enregistrement du type de coût, la comptabilité sera parfaitement précise.
Pour les organisations qui travaillent selon la méthodologie de l’Activity Based Costing (ABC), les options de configuration des dimensions financières constituent un avantage. Le contrôle des dimensions facilite également la transparence. Il sera facile de contrôler les coûts pour des employés, des départements ou des projets spécifiques. Il aidera à réduire les marges d’erreur.