Pour la plupart des chefs d’entreprise, les comptables se chargent de la comptabilité de base; depuis le calcul des chiffres à partir des documents sources jusqu’à la préparation des rapports d’activité; des comptes annuels et des déclarations fiscales.
Cependant, les comptables ne peuvent pas le faire sans les informations essentielles que les propriétaires d’entreprise ou leur personnel doivent collecter et conserver sous la forme de documents sources tels que les factures, les reçus et les notes de crédit.
Ce processus s’appelle la précomptabilité et bien qu’il semble assez simple; c’est généralement l’un des domaines où les propriétaires de petites entreprises commettent de petites erreurs; ce qui est source de frustration et entraîne une perte de temps et d’argent et parfois même des pénalités.
Alors, qu’est-ce que la précomptabilité ?
Dans les termes les plus simples; le processus de collecte des preuves des transactions financières de l’entreprise; telles que les factures, les talons de caisses enregistreuses; les factures, les reçus et les relevés bancaires, s’appelle la précomptabilité. Il est utile de partager rapidement ces informations avec votre comptable ou votre teneur de livres pour assurer une comptabilité en temps voulu.
Qui est responsable de la précomptabilité ?
Toute personne de l’organisation qui engage des dépenses est impliquée dans le processus de pré-comptabilité. Même si vous ne dépensez pas directement de l’argent mais que vous êtes impliqué dans une transaction financière, vous pouvez être impliqué sans le savoir; si cela n’est pas formellement défini comme une responsabilité professionnelle.
Pourquoi la précomptabilité est-elle une corvée indésirable pour les propriétaires de petites entreprises ?
Les propriétaires d’entreprise sont passionnés par leur domaine d’activité principal et s’efforcent d’améliorer leurs produits ou services et de stimuler la croissance. La plupart des PME ont une structure simple avec moins de contrôle sur leur activité comptable.
Les petites entreprises n’ont généralement pas de comptables à plein temps, elles n’utilisent souvent aucun logiciel de comptabilité et manquent de compétences pour effectuer des tâches comptables telles que la double saisie et les rapprochements. Par conséquent, les transactions commerciales ne sont pas enregistrées de manière adéquate ou ne sont pas enregistrées du tout. Ce problème rend les livres d’affaires incomplets et non fiables.
Comment Receipt Bot peut-il aider les PME à résoudre ce problème ?
Le smartphone a changé pour de bon de nombreux aspects de notre vie, et heureusement, la pré-comptabilité est également prête à changer. L’époque où l’on conservait les reçus pour s’apercevoir quelques mois plus tard que l’impression s’était effacée est révolue.
Si vous avez un smartphone, et c’est très probablement le cas, chaque fois que vous effectuez une transaction commerciale, il vous suffit de prendre une photo de la pièce justificative et Le Logiciel OCR EXPERIO Pré comptabilité se charge des autres tâches à votre place. Cela inclut :
L’enregistrement du document à des fins de révision et d’audit ultérieurs.
Enregistrement des détails de la facture;
notamment le nom du vendeur, le montant, la date et la TVA.
Le classement de la dépense dans les catégories.
L’application d’un mode de paiement pour faciliter le rapprochement.
Si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité en ligne; Le Logiciel OCR EXPERIO Pré comptabilité exporte automatiquement vos dépenses vers votre logiciel de comptabilité, toute la comptabilité est faite. Vous pouvez maintenant vous asseoir et vous détendre tout en gardant le contrôle des finances de votre entreprise.
Conclusion
Bien que la comptabilité exige des efforts constants de la part des propriétaires d’entreprise; ce que l’on appelle la précomptabilité, les entrepreneurs disposent désormais d’un nouvel outil qui peut leur faciliter la vie et réduire leur charge de travail. Le choix d’un logiciel de comptabilité convivial basé sur le cloud et d’une application de précomptabilité intégrée comme Le Logiciel OCR EXPERIO Pré comptabilité peut rendre le processus partiellement autonome et plus facile à gérer pour vous.