La comptabilité a été définie par le professeur de comptabilité de l’Université du Michigan, William A. Paton, comme ayant une fonction de base : « faciliter l’administration de l’activité économique ». Cette fonction comporte deux phases étroitement liées : 1) la mesure et le classement des données économiques ; et 2) la communication des résultats de ce processus aux parties intéressées. »
Par exemple, les comptables d’une entreprise mesurent périodiquement les profits et les pertes d’un mois, d’un trimestre ou d’une année fiscale et publient ces résultats dans un état des profits et des pertes appelé compte de résultat. Ces états comprennent des éléments tels que les comptes débiteurs (ce qui est dû à l’entreprise) et les comptes créditeurs (ce que l’entreprise doit). Il peut aussi devenir assez compliqué avec des sujets comme les bénéfices non distribués et l’amortissement accéléré. Ceci aux niveaux supérieurs de la comptabilité et dans l’organisation.
Cependant, une grande partie de la comptabilité concerne également la tenue de livres de base. Il s’agit du processus qui enregistre chaque transaction, chaque facture payée, chaque centime dû, chaque dollar et chaque cent dépensé et accumulé.
Mais les propriétaires de l’entreprise, qui peuvent être des particuliers ou des millions d’actionnaires, s’intéressent surtout aux résumés de ces transactions, contenus dans les états financiers. L’état financier résume les actifs d’une entreprise. La valeur d’un actif est ce qu’il a coûté lorsqu’il a été acquis pour la première fois. L’état financier enregistre également les sources de l’actif. Certains actifs sont sous forme de prêts qui doivent être remboursés. Les bénéfices constituent également un actif de l’entreprise.
Dans ce que l’on appelle la comptabilité en partie double, le passif est également résumé. De toute évidence, une entreprise souhaite afficher un montant plus élevé d’actifs pour compenser les passifs et afficher un bénéfice. La gestion de ces deux éléments est l’essence même de la comptabilité.
Il existe un système pour le faire ; chaque entreprise ou individu ne peut pas concevoir son propre système de comptabilité ; le résultat serait le chaos !