La plupart des gens pensent probablement que la comptabilité et la tenue de livres sont deux choses identiques, mais la tenue comptable est en réalité une fonction de la comptabilité, tandis que la comptabilité englobe de nombreuses fonctions liées à la gestion des affaires financières d’une entreprise. Les comptables préparent des rapports basés, en partie, sur le travail des teneurs de livres.
Les teneurs de livres effectuent toutes sortes de tâches de tenue de livres. Voici quelques-unes de ces tâches :
-Ils préparent ce que l’on appelle les documents sources pour toutes les opérations d’une entreprise – achat, vente, transfert, paiement et recouvrement. Ces documents comprennent des papiers tels que des bons de commande, des factures, des bordereaux de cartes de crédit, des cartes de pointage, des feuilles de temps et des rapports de dépenses. Les comptables déterminent et saisissent également dans les documents sources ce que l’on appelle les effets financiers des transactions et autres événements commerciaux. Il s’agit notamment de payer les employés, de réaliser des ventes, d’emprunter de l’argent ou d’acheter des produits ou des matières premières pour la production.
-Les comptables inscrivent également les effets financiers dans des journaux et des comptes. Il s’agit de deux choses différentes. Un journal est l’enregistrement des transactions dans l’ordre chronologique. Un compte est un enregistrement séparé, ou une page, pour chaque actif et chaque passif. Une transaction peut affecter plusieurs comptes.
-Les comptables préparent des rapports à la fin d’une période de temps spécifique, comme le quotidien, la semaine, le mois, le trimestre ou l’année. Pour ce faire, tous les comptes doivent être à jour. Les registres d’inventaire doivent être mis à jour et les rapports vérifiés et revérifiés pour s’assurer qu’ils sont aussi exempts d’erreurs que possible.
-Les comptables compilent également des listes complètes de tous les comptes. C’est ce qu’on appelle la balance de vérification ajustée. Alors qu’une petite entreprise peut avoir une centaine de comptes, les très grandes entreprises peuvent avoir plus de 10 000 comptes.
-La dernière étape consiste, pour le comptable, à clôturer les comptes, ce qui signifie que toute la comptabilité d’une année fiscale doit être clôturée et résumée.