Il n’y a aucune raison d’avoir peur d’un audit si vous avez fait preuve d’éthique et de sincérité dans vos méthodes comptables. Cependant, il est préférable de se préparer à un audit pour s’assurer qu’il se déroule sans heurts. Les différents types d’audit exigent des méthodes de préparation différentes.
Si une entreprise fait l’objet d’un audit de l’IRS, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour préparer votre entreprise à un audit. Tout d’abord, examinez les déclarations de revenus qui font l’objet du contrôle. Assurez-vous d’être prêt à expliquer comment vous ou votre préparateur fiscal avez obtenu les chiffres de la déclaration lors du contrôle. Si vous ne savez pas comment votre préparateur fiscal a obtenu les chiffres, ou si vous avez des questions, vous devez contacter votre préparateur fiscal avant le contrôle pour obtenir les éclaircissements nécessaires afin d’être parfaitement préparé au contrôle.
L’organisation annuelle des documents utilisés pour préparer vos déclarations de revenus est un excellent moyen de maintenir une comptabilité correcte avant un contrôle. Toutefois, si vous n’avez pas organisé vos dossiers au fur et à mesure de vos déclarations annuelles, c’est le moment de les organiser en vue de l’audit. Assurez-vous que la personne chargée de l’audit a accès à tous les documents utilisés pour préparer les déclarations de revenus. Pour que la vérification se déroule sans heurts, ces documents doivent être organisés de manière logique. En plus de rendre le contrôle rapide et indolore, cette organisation vous donnera de la crédibilité auprès du contrôleur, ce qui lui permettra de prendre les choses en main si un petit problème survient pendant le contrôle.
Votre avis d’audit doit vous indiquer la documentation que l’auditeur veut voir pendant l’audit. En général, les auditeurs peuvent vouloir voir des relevés bancaires, des chèques annulés, des reçus de dépenses et vos dossiers financiers. Si vous avez une petite entreprise, vous n’êtes pas tenu de tenir un ensemble formel de registres financiers tels que des journaux et des grands livres. Toutefois, l’auditeur peut demander à voir les registres financiers que vous possédez et votre système de comptabilité pendant l’audit. Si votre système de comptabilité est informatisé ou électronique, assurez-vous d’emporter une impression de vos dossiers financiers. Si vous tenez un grand livre et un journal pour vos dossiers financiers, l’auditeur a le droit de les voir et vous devriez également les apporter lors de l’audit. En outre, vous devez apporter avec vous tous les états financiers préparés afin que le vérificateur ait un aperçu clair de votre comptabilité.
Si vous ne tenez pas un ensemble formel de registres financiers et qu’il vous manque quelques reçus, apportez également vos carnets de rendez-vous, vos carnets de service et vos agendas lors de l’audit. La documentation contenue dans votre carnet de rendez-vous, votre journal de service et votre agenda justifiera la déduction de vos dépenses sans reçu, à condition que l’on puisse prouver que la dépense est raisonnable sur la base des informations contenues dans vos dossiers personnels.
Si vous avez une entreprise à domicile, vous voudrez également apporter avec vous lors de votre audit les registres d’utilisation des « biens répertoriés ». Il s’agit de tout ce que vous utilisez à des fins professionnelles et domestiques. Les registres d’utilisation montrent que vous utilisez ces biens à des fins professionnelles, ce qui vous permet de bénéficier d’une déduction partielle pour ces biens lors de l’audit, si vous ne l’avez pas déjà fait.
Si vous avez le moindre doute quant aux informations dont vous avez besoin pour vous préparer à votre contrôle fiscal des entreprises, vous devriez contacter un expert-comptable qui vous aidera et vous représentera auprès du représentant chargé du contrôle.